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PM-Tools Framework (PM-TF)

Zweck: Wozu dient das PM-TF?

Tools bei der Projektdefinition

Projektauftrag (PM.1.PA): Der Projektantrag/Projektauftrag beschreibt die Projektidee aus Sicht des Initiator oder Sponsor des Projekts. Ein signierter Projektantrag wird zum Projektauftrag. Der Projektauftrag genehmigt formell die Existenz eines Projekts und berechtigt den Projektmanager, organisatorische Einsatzmittel für Projektvorgänge einzusetzen. Das ist der formelle Projektstart.
Projektmanagement-Handbuch (PM-HB): Das Projektmanagement-Handbuch (PM-HB) soll allen Mitarbeitern helfen, die Aufgaben, Abläufe und Instrumente im Projektmanagement zu verstehen und anzuwenden. Es ist gleichzeitig Arbeitshilfe und verbindliche Anweisung für alle zu klärenden (grundlegenden) Fragen in den Projekten des Unternehmens. Nach DIN 69905 ist ein PM-HB eine "Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten." Die Inhalte dieses Standard PM-HB können als Grundlage für die Gestaltung eines unternehmensspezifischen PM-HBs verwendet werden. Produktblatt Projektmanagement-Handbuch (PM-HB); [85 KB]

Tools bei der Projektplanung

Projekthandbuch (PHB): Das Projekthandbuch (PHB) dient allen Projektbeteiligten als Arbeits- und Bewertungsgrundlage, stellt sicher, dass für die Projektziele möglichst wenig Interpretationsspielraum bleibt, und sichert damit die Projektarbeit. Für jedes Projekt wird ein eigenes PHB geführt. Es beinhaltet eine kompakte Projektbeschreibung und spezifiziert alle erforderlichen Standards für ein spezifisches Projekt. Gemäß DIN 69905 ist ein Projekthandbuch die „Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten“. In dieser Hinsicht ist ein Projekthandbuch die Anwendung der im Projektmanagement-Handbuch beschriebenen Verfahren und Methoden auf ein einzelnes Projekt. Produktblatt Projektmanagement webguide [85 KB] (PMwebguide, Online PM-HB). Produktblatt Projekthandbuch [85 KB] (PHB)
Muster-Projektstrukturpläne (PSP): Der Projektstrukturplan (PSP, WBS - work breakdown structure) ist eine Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben. Im Rahmen des PSP wird die gesamte Projektaufgabe in Arbeitspakete/Teilaufgaben (work packages) zerlegt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen beschrieben. Der Projektstrukturplan stellt die Projektleistung (Projektaufgabe) tabellarisch und/oder graphisch in einem Baum dar und ist die gemeinsame Basis für die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung.
PM-Trainingsunterlagen

Tools bei der Projektdurchführung

Projektfortschrittsprotokoll (PM.3.PFPr): Das Projektfortschrittsprotokoll dokumentiert ergebnisorientiert den seit dem letzten Bericht erfolgten Projektfortschritt. Die Fortschrittsprotokolle sind Bestandteil der Projektinformation.
Projektänderungsantrag (PM.3.CR): Der Projektänderungsantrag – Change Request - (CR) spezifiziert Änderungen und deren Auswirkungen in Bezug auf den Projektbasisplan und ist ein Entscheidungsdokument. Ziel ist es, Änderungen die nach der Freigabe der Projektbasisplan auftreten, strukturiert zu erfassen und eine formelle Freigabe oder Ablehnung zu dokumentieren.
Projektqualitätsprüfprotokoll (PM.3.PPP): Das Projektqualitätsprüfprotokoll dient zur Beschreibung des Qualitätsstatus nach der 3C-Methode. Die Qualitätsprüfung zählt zu den wesentlichen Aufgaben des Projekt-QM.

Tools beim Projektcontrolling

Projektcontrollingberichte: Die DIN 69901 beschreibt das Projektcontrolling als Regelkreis: „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“. Die Aussage verdeutlicht, dass sich ein Projektcontrolling nicht auf die Planung und Kontrolle der Kosten beschränken darf. Der Servicecharakter eines Projektcontrollings, das alle Projektmanagementaufgaben unterstützt, wird erkennbar.
Projektkennzahlen: in DIN 69902 und DIN69903 sind eine Reihe von Projektkennzahlen angegeben. Einsatzmittelbedarf (n. DIN 69 902): Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzart (z.B. Personen), die zur Erzielung des Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist. Finanzieller Aufwand (n. DIN 69 903) Kenngröße, die ohne Festlegung der zeitlichen Lage den finanziellen Gesamtbedarf eines Vorganges, Arbeitspaketes oder Projektes beschreibt. Finanzieller Bedarf (n. DIN 69 903) Menge von Finanzmitteln, die zur Erzielung eines bestimmten Arbeitsergebnisses (Projektergebnisses) erforderlich sind. Sie werden einem Vorgang, Arbeitspaket oder Projekt und / oder einem bestimmten Zeitraum oder Zeitpunkt zugeordnet. Projektleistungsbewertung (n. DIN 69 903)Feststellen des Geldwertes der im Rahmen des Projektes erbrachten Sach- und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der entstandenen Kosten, unternehmens- bzw. projektspezifischer Gesichtspunkte sowie der einschlägigen Rechtsvorschriften, z.B. Handels- und Steuerrecht. Die Earned Value Analysis (EVA) bzw. Leistungswertanalyse (z.T. auch als Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse bezeichnet) ist ein Werkzeug des Projektcontrollings. Sie dient zur Fortschrittsbewertung von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Die Schlüsselwerte sind dabei Planwert (engl. planned value), Istkosten (actual costs) und Leistungswert (earned value). Durch die Verfolgung der Kennzahlen ist eine Trendanalyse möglich. Leistungswert ist die zentrale Kennzahl in diesem Modell zur Kontrolle des Projektfortschritts und den damit verbundenen Kosten. Nach DIN 69903 ist Fertigstellungswert der korrekte deutsche Begriff für Earned Value.

Tools beim Projektabschluss

Projekterfahrungsprotokoll/-bericht (PM.5.PEB): Kontinuierliche Verbesserung ist uns wichtig! Im Projekterfahrungsprotokoll (PEPr) werden die Projekterfahrungen jedes Projektteilnehmer erfasst und im Projekterfahrunsgbericht (PEP) zusammengefasst. Diese kurze Beschreibung der Projekterfahrungen dient zur laufenden Optimierung der PM-Prozesse und zum emotionalen Abschluss des Projektes. Der PEB dokumentiert die im Laufe des Projektes gesammelten Erfahrungen. Er beinhaltet eine Zusammenfassung von Schwachstellen, von Stärken und von konkreten Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Projektabschlussprotokoll/-bericht (PM.5.PAB)