SPAR - Programmleitung Retail Service

Projekteckdaten

Projektsteckbrief

Unternehmen
Der Grundstein für das Unternehmen SPAR wurde im Jahr 1954 gelegt und bereits ab dem Jahr 1959 ist SPAR flächendeckend in Österreich tätig. Das dynamische Wachstum hält bis zum heutigen Tag ungemindert an.
SPAR zählt heute zu den größten Handelsunternehmen in Österreich und ist der größte private Arbeitgeber des Landes. Derzeit hält SPAR in Österreich ca. 1.500 SPAR-, EUROSPAR- und INTERSPAR-Standorte, 762 davon werden von selbstständigen SPAR-Kaufleuten betrieben. Daneben hält SPAR Beteiligungen wie HERVIS, Maximarkt, Tann, Regio, Weingut Schloss Fels und andere. Der konsolidierte Umsatz der SPAR Gruppe betrug im Geschäftsjahr 2006 etwa 8 Mrd. Euro.

Ausgangssituation
Auf Grund des starken Wachstums des Unternehmens näherte sich ein zentrales IT System des Konzerns immer stärker seinen technischen Systemgrenzen (Datenmengen, Transaktionen und Verarbeitungszeiten) an. Darüber hinaus wurde durch die mangelnde Flexibilität des bestehenden Systems auch die Prozessflexibilität eingeschränkt. Aus diesen Gründen wurde entschieden, das bestehende Altsystem abzulösen und die vorhandene Funktionalität in SAP abzubilden. Die Ablöse des Systems wurde mit einer Reihe von Einzelprojekten im Gesamtausmaß von ca. 8.000 Personentagen begonnen, die allerdings nicht von Anfang an in Programm-Form koordiniert wurden. Dies führte zu einer fehlenden Integration zwischen den Einzelprojekten und mangelhaften Kontroll- und Steuerungsmechanismen. Es wurde von Seiten der SPAR IT Bereichsleitung erkannt, dass die umfassende Ablöse des bestehenden Systems nur mit Hilfe eines perfekt und professionell durchgeführten Programmmanagement zu erreichen ist.

Projektziele
Das Hauptziel des Projektes ist es, mittels eines übergreifenden Programmmanagements den Programmerfolg sicher zu stellen. Dies wird durch die Verfolgung folgender Teilziele erreicht:
1. Schaffung einer projektübergreifenden Planungs-, Kontroll- und Steuerungsmethodik: Die einzelnen Projekte des Programms sind inhaltlich, zeitlich sowie teilweise über die Nutzung der gleichen Ressourcen stark miteinander verknüpft. Aus diesem Grund müssen die Planung, Kontrolle und Steuerung der Einzelprojekte in den Aspekten Inhalt, Zeit und Ressourcen eng auf einander abgestimmt sein.
2. Integration über die Projekte hinweg: Auf Grund der engen inhaltlichen Verknüpfung der einzelnen Projekte untereinander sowie der inhaltlichen Verknüpfung zu angrenzenden Systemen sollen ein Integrationsmanagement eingeführt werden, das den Integrations-Aspekt sicherstellt.
3. Schaffung von Programmrichtlinien: Die Vorgabe von Programm-Richtlinien soll eine gemeinsame Sprache, und ein gemeinsames Rollen- und Methodenverständnis schaffen.

Beratungsleistungen und Vorgehen
1. Programmorganisation, Programmhandbuch und operative Programmleitung. Gemeinsam mit dem Management der SPAR IT wurde eine umfassende Programmaufbauorganisation eingeführt. Die Programmleitung wurde durch einen Vertreter der IT–Bereichsleitung sowie einen Mitarbeiter von platinus wahrgenommen.
Entsprechende Integrationsrollen werden berücksichtigt, die jeweils einen der speziellen Integrationsaspekte (Fachprozesse, Stammdaten, Entwicklung und Betrieb) sicher stellen. Die Vorgabe von Programm-Richtlinien in Form eines Programmhandbuchs führt zu einer gemeinsamen Sprache sowie zu einem gemeinsamen Rollen- und Methodenverständnis innerhalb des Programms. Dabei werden u.a. folgende Aspekte festgeschrieben:
• Die jeweiligen Rollenbeschreibungen
• Die interne Kommunikation (Berichtswege, Meetings, etc.)
• Sämtliche zu verwendende Kontroll- und Steuerungstools
2. Einheitliche Programmabwicklung. Die Abwicklung der Einzelprojekte folgte einer einheitlichen, von platinus mit SPAR gemeinsamentwickelten Vorgehensweise. Dies stellt sicher, dass auf der Ebene des Programmmanagers stets ein Überblick über den jeweiligen Projektfortschritt vorliegt, und somit zeitgerechte Steuerungsmaßnahmen gesetzt werden können.
3. Ressourcenmanagement. Die Programmleitung wickelte auch das gesamte Ressourcenmanagement für das Programm ab. Sämtliche internen und externen Ressourcen (aus mehreren Beratungshäusern) wurden zentral geplant und koordiniert. Diese projektübergreifende Ressourcensicht ermöglichte die frühzeitige Erkennung und Auflösung von Ressourcenkonflikten.

Ergebnisse
1. Die Schaffung einer projektübergreifenden Programmorganisation ermöglichte es, die inhaltlich, zeitlich und ressourcenmäßig stark miteinander verknüpften Projekte einheitlich zu planen, zu kontrollieren und zu steuern.
2. Verstärkung einer gemeinsamen Sprache sowie des gemeinsamen Rollen- und Methodenverständnisses innerhalb des Programms.
3. Durch die Übernahme der operativen Programmleitung wurde eine professionelle und konsequente Steuerung und Kontrolle gewährleistet.
4. Qualitativ hochwertig abgewickelte Projekte mit Wissenstransfer zu den SPAR Mitarbeitern in allen Ebenen und Funktionen

Beilagen und Links

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