Projekteckdaten
Quelle: BEV
- Projektname: BEV - Konzeption und Ausschreibung einer unternehmensweiten Clientinfrastruktur
- Projektnummer: 20131
- IT Management - Ausschreibungsgestaltung
- Auftraggeber: BEV » Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen
- Projektaufwand: k.A.
- Projekttermine: 2006
Projeksteckbrief
Unternehmen
Das BEV – Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen – ist eine dem Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit zugeordnete Bundesbehörde. Das Vermessungsgesetz und das Maß- und Eichgesetz bilden die wesentlichsten Grundlagen für die Aufgabenbereiche des BEV, die sich in Vermessung und Geoinformation und Mess- und Eichwesen gliedern. Das BEV ist in Österreich mit 67 Dienststellen vertreten.
Aufgabenschwerpunkte des BEV sind die Grundlagenvermessung sowie die Führung und Pflege des Katasters und topographische Landesaufnahme. Die Ergebnisse dieser Arbeiten werden für ganz Österreich in Form von Plänen, Karten, Luftbildern und Verzeichnissen dargestellt. Die Grundstücksdaten, die Koordinaten, die Katastralmappe, das Geländehöhenmodell und die topographischen und kartographischen Modelle werden in Datenbanken gespeichert und verwaltet.
Der Fachbereich Mess- und Eichwesen umfasst das Nationale Metrologie-Institut (NMI) und bildet mit den Eichämtern die nationale Eichbehörde von Österreich.
Ausgangssituation
Eine unternehmensweite Ablöse der bestehenden Client-Infrastruktur wurde Aufgrund steigender Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der Desktop-Rechner, insbesondere durch die Spezialtätigkeit im Vermessungsbereich, erforderlich. Zum Zeitpunkt des Projektstarts betreibt das BEV eine heterogene Landschaft an Arbeitsplatz-PCs. Die Prozesse für den eigenen IT-Betrieb sind in der Organisation auf informeller Basis vorhanden.
Zur Sicherstellung eines effizienten Betriebes der neuen Client-Infrastruktur, zur Verwaltung der PCs und der Verteilung von Desktop-Applikationen wurde die Anforderung einer zentral gesteuerten und strukturierten Deploymentsoftware gefordert.
Ziele
Es wurden folgende Hauptziele für die Unterstützung bei der Konzeption der Clientinfrastruktur und im Ausschreibungsprozess definiert:
1. Strukturierte Analyse von Anforderungen an Systeme für die Softwareverteilung und Gerätezugriffssteuerung als Teil der Ausschreibung beim fachlichen Teil inkl. Erfassung von Testfällen als Grundlage für die Qualitätssicherung der ausgeschriebenen Leistungen.
2. Sicherstellen eines vollständigen, richtigen und widerspruchsfreien Leistungsverzeichnisses (Konzeption der Clientinfrastruktur) beim fachlichen Teil der Ausschreibungsunterlagen unter Berücksichtigung der e-Government-Richtlinien.
3. Abstimmung des Konzeptes und Koordination der beteiligten Organisationen
Da eine organisationsweite Neuausstattung mit Arbeitsplatzgeräten auf mehr als 50 Standorten gekoppelt mit der Einführung von mehreren Verwaltungssoftwarepaketen eine komplexe Projektmanagementaufgabe darstellt, wurden besonderes Augenmerk auf eine übergreifende Koordination und Strukturierung gelegt.
Beratungsleistungen und Vorgehen
1. Anforderungsanalyse. Mitarbeit bei der fachlichen Spezifikation der neuen Clientinfrastruktur. Die Anforderungen an die Softwareverteilungs- und Gerätezugriffssteuerungssysteme wurde erst nach einer Geschäftsprozessdefinition vorgenommen. So konnte eine organisatorische Verankerung hergestellt und die Anforderungen auf Basis tatsächlicher Geschäftsbedürfnisse ermittelt werden.
2. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.
2. 1. Erstellung einer modularen Struktur für alle Ausschreibungsdokumente nach technischen und organisatorischen Kriterien. Für jeden Bereich wurden entsprechende fachliche Dokumenten erstellt, um alle relevanten Aspekte abfragen und dokumentieren zu können (z.B. Leistungsverzeichnisse, Lastenhefte, SLAs, Referenzdokumente wie Testpläne, PM-Handbücher, etc.). Somit wurde die Vollständigkeit der Ausschreibungsunterlagen sichergestellt.
2.2. Über Qualitätssicherungsmaßnahmen wurde die Richtigkeit der Inhalte in den Ausschreibungsunterlagen geprüft und ggf. korrigiert. E-Government-Richtlinien (IT-Sicherheit, Beschaffungsrichtlinien) und Best-Practics (ITIL-Prozesse) wurden berücksichtigt.
2.3. Da mit der top-down-Strukturierung eine gute „Partitionierung“ (d.h. Überlappungsfreiheit) der Inhalte einher geht, konnte auch die Widerspruchsfreiheit zwischen den einzelnen Dokumenten sichergestellt werden. Zusätzlich wurde eine Querschnittsfunktion (übergreifend über alle Dokumente) wahrgenommen, um eventuelle Widersprüche aufdecken zu können.
3. Koordination der beteiligten Organisationen Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) wurde für die rechtliche und formale Abwicklung des Ausschreibungsprozesses eingebunden.
4. IT-Projektmanagement coachen. Bei der Ausschreibungsunterstützung wurden Projektplanungsaufgaben erfüllt und wo nötig Ausschreibungsunterlagen erstellt oder bei der Erstellung unterstützt.
Ergebnisse
In der Ausschreibungsphase wurden folgende Ergebnisse erarbeitet:
1. Ausschreibungsdokumente mit modulare Struktur (fachlicher, organisatorischer, kommerzieller und rechtlicher Teil)
2. Befüllter fachlicher Teil der Ausschreibungsdokumente: Leistungsverzeichnisse, SLAs, Lastenheften, QS-Anforderungen, etc; organisatorischer Teil mit PM-Prozessen und Vorlagen)
3. Unterstützung bei der Erstellung des kommerziellen und rechtlichen Teils. Mit der BBG wurden die rechtliche Rahmendokumentation, wie Vertragsbedingungen abgestimmt.
4. Mitgestaltung des organisatorischen Teils der Ausschreibungsdokumente mit PM-Prozessen, Vorlagen & zugehöriger Projektplan.
